Bulan Ini

Bulan Lalu

Buku Tamu

Mailing List

Di balik kisah

Info iklan

Email

EFISIEN TANPA JADI BUDAK EFISIENSI

Pernahkah Anda merenung-renung, berbagai hal yang kita kerjakan ternyata kurang persiapan dan asal-asalan? Padahal dengan menerapkan prinsip efisiensi pekerjaan bisa dilakukan dengan baik sekaligus menghemat tenaga, waktu, dan uang.

Ketika baru saja pulang berbelanja, ibu Ani melihat surat yang seharusnya diposkan ternyata masih tergeletak di atas meja. "Astaga, lupa lagi! Seharusnya kemarin sudah kuposkan." Dengan jengkel ia segera keluar, ke kantor pos.

Lupa bisa terjadi pada siapa pun. Tapi dalam dunia yang semakin terburu-buru, pemborosan macam itu perlu dihindari. Itulah efisiensi. Prinsip efisiensi memiliki banyak sekali sisi yang bisa dipraktikkan dalam perilaku sehari-hari.

Misalnya, orang yang membuat perencanaan lebih dulu memiliki keuntungan dibandingkan dengan mereka yang mengerjakan sesuatu secara terburu-buru. Taruhlah, seorang ibu rumah tangga yang membikin rencana menu makanan seminggu sekaligus tidak akan direcoki dengan pikiran soal masakan yang harus dihidangkan setiap hari. Sementara daftar belanja mingguan atau bulanan akan membuatnya lebih jarang ke pasar. Ini berarti hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Perencanaan juga dibutuhkan jika Anda akan melakukan suatu yang belum pernah anda kerjakan, misalnya mengecat ruang tamu. Bila tidak punya pengalaman, Anda bisa minta pendapat dari orang yang lebih tahu. Biarkan mereka memperingatkan Anda terhadap kesalahan-kesalahan yang perlu dihindari.

Sebelum mulai, tanyalah diri Anda, apakah tersedia cukup waktu untuk menyelesaikan apa yang sudah dimulai. Lengkapkah bahan dan peralatan yang diperlukan. Juga tanyakan pada diri sendiri, apakah ada cukup dana untuk melaksanakan proyek itu sampai selesai.

Kejadian tak terduga

Efisiensi juga dapat diterapkan pada saat pindah rumah. Misalnya memilah barang pada dus atau peti lalu ditulis ke ruangan mana barang tersebut akan ditempatkan: dapur, kamar tidur, ruang tamu, dsb. Dengan demikian Anda tidak perlu memindah-mindahkan dus atau peti yang berat dari ruang yang satu ke ruang lain bila sedang membongkarnya.

Anda dapat juga menggambar denah rumah baru itu dalam suatu skala, yang memperlihatkan semua ruangan, termasuk letak pintu dan jendela. Kemudian guntinglah gambar perabot-perabot Anda pada bentuk dengan skala yang sama. Setelah itu, Anda tinggal mencocokkan di mana perabot-perabot itu akan diletakkan pada denah. Cara ini jauh lebih mudah dan lebih cepat daripada memindahkan perabot itu sendiri.

Efisiensi tidak hanya merencanakan, tetapi juga berpikir. Seorang sopir misalnya, mungkin telah merencanakan rute yang akan ditempuh. Tapi apakah ia telah berpikir lebih dahulu soal rute yang akan ditempuh? Apakah ia membandingkan dengan saksama waktu, biaya, dan energi yang dibutuhkan pada beberapa rute? Mungkin ada rute tertentu yang walaupun berjarak pendek, namun lalu-lintasnya ramai dan aspalnya rusak. Dengan begitu tidak ekonomis lantaran lebih banyak memakan waktu dan berbahaya. Jadi efisiensi bukan hanya membuat perencanaan yang tepat, tetapi juga memperhitungkan kemungkinan kejadian yang tak terduga.

Efisiensi juga berarti tidak menunda-nunda seperti dalam reparasi mobil atau perbaikan rumah. Banyak waktu dan biaya yang dapat dihemat jika segera mengambil tindakan pada saat kerusakannya masih kecil.

Kebiasaan menaruh barang di tempat yang patut juga merupakan efisiensi. Ini akan membantu Anda untuk menemukan dengan cepat dan mudah. Juga akan menghindarkan Anda dari kemungkinan yang memalukan karena telah menuduh orang yang sama sekali tidak bersalah.

Masuk akal

Dalam administrasi kantor, maka kantor yang baik adalah yang surat-suratnya diarsipkan dengan baik, di kertas maupun di komputer, sehingga dapat ditemukan dengan cepat bila dibutuhkan.

Prinsip yang sama juga berlaku dalam mengorganisasi rumah dengan baik. Namun bukan hanya meletakkan barang di tempat yang mudah dijangkau, tetapi hendaknya diletakkan di tempat yang masuk akal. Meletakkan sesuatu di tempat yang praktis akan sangat efisien. Barang yang sering dipakai lebih baik jika tidak diletakkan di laci paling bawah atau di belakang lemari, tetapi ditaruh di tempat yang gampang dicapai. Bagaimana jadinya jika alat-alat pertukangan Anda tersembunyi di bawah peti-peti di loteng sana?

Sementara ungkapan waktu adalah uang menunjukkan pentingnya efisiensi waktu. Gagasan bahwa waktu itu berharga tidak pernah keliru. Maka dalam penerapannya, jangan membuang waktu untuk belajar jika Anda sedang sangat lelah sehingga tidak dapat memusatkan pikiran. Carilah kesempatan ketika Anda dapat menerima sebanyak mungkin pelajaran itu.

Cara lain mengefisiensi waktu adalah mengerjakan sesuatu sekaligus sampai selesai. Daripada menggunakan beberapa sore hingga malam untuk mengecat ruang tamu Anda, kerjakanlah itu pada satu akhir pekan ketika Anda dapat bekerja satu atau dua hari berturutan.

Seorang ibu rumah tangga yang efisien dapat melakukan beberapa hal bersamaan. Sambil menunggu matangnya masakan, ia akan mempersiapkan makanan lainnya, atau bahkan menyeterika atau membersihkan rumah. Prinsipnya dapat ditiru, efisiensi dapat juga berarti melakukan beberapa hal yang berbeda sekaligus.

Cobalah mengkombinasikan tujuan yang kurang produktif dengan yang lebih produktif. Misalnya ketika sedang menunggu di tempat praktik dokter atau di mana pun, kegiatan pasif ini dapat menjadi aktif dengan membaca sesuatu yang bermanfaat. Ini menghemat waktu dibandingkan dengan jika Anda menggunakan waktu khusus untuk membacanya. Pikirkanlah tugas-tugas yang perlu Anda lakukan, dan tentukanlah cara terbaik untuk dapat melaksanakannya. Bawalah selalu buku catatan untuk mencatat gagasan apa saja yang tiba-tiba muncul.

Melakukan dua hal sekaligus memang efisien, tetapi tidak mudah dan tidak selalu baik. Khususnya kita harus berhati-hati pada saat menggunakan mesin, karena menuntut perhatian yang tidak terbagi-bagi. Mencoba memeriksa peta jalan sambil mengemudikan kendaraan memang dapat menghemat waktu Anda, tetapi dapat meminta korban yang jauh lebih berharga, yaitu kehidupan Anda dan orang lain.

Karena efisiensi maka dapat sangat menghemat uang, tenaga, dan waktu, maka tanyalah perubahan apa yang perlu Anda buat untuk menjadi lebih efisien. Jangan takut mengubah cara Anda melakukan sesuatu. Tentu saja jika Anda bekerja di bawah pengawasan seseorang, mungkin bijaksana untuk membahas dengannya bila akan membuat perubahan besar dalam kebiasaan kerja. Pengalaman sering memperlihatkan apa yang Anda pikir efisien ternyata justru sebaliknya.

Hal lain yang sangat penting dalam efisiensi adalah keseimbangan. Jangan menjadi orang yang serba sempurna, merasa jengkel tiap kali ada waktu atau tenaga yang terbuang. Hal ini dapat merugikan kesehatan Anda dan pasti akan mengurangi keriangan Anda dan orang-orang di sekitar Anda. Tidak ada gunanya suatu tugas dilakukan dengen efisien jika tanpa ada kehangatan dalam kehidupan.

Bila Anda bekerja bersama orang lain, ingatlah tidak semua orang dapat memperkembangkan tingkat efisiensi yang sama. Untuk jangka panjang, seorang pekerja yang penuh sukacita walaupun agak kurang efisien, akan lebih dapat diandalkan daripada pekerja yang amat sangat efisien namun mengerjakan tugasnya dengan terpaksa, tanpa keriangan, hanya seperti sebuah mesin.

Jadi efisiensi ada tempatnya. Janganlah menjadi budak efisiensi, tetapi biarlah efisiensi menjadi budak Anda. (Berny Elim)

© 1996 - 2000 Intisari Online
www.indomedia.com/intisari/